Escola Particular: Como reduzir custos?

Olá, vamos tratar adiante sobre redução de custos, aplicada a escolas particulares e demais negócios de recorrência.

Importante frisar que redução de custos não é algo que deve ser feito somente em momentos de crise financeira, pandemia e evasão de alunos. Redução de custos é algo que deve fazer parte da gestão financeira de qualquer empresa, algo que você deve fazer periodicamente, de 3 em 3 meses por exemplo é um tempo adequado pra você levantar seus números, comparar resultados, analisar quais despesas estão impactando mais a sua operação e podem ser revistas.

O primeiro ponto é: Monitorar a inadimplência. 

Atividades que trabalham com recorrência, como é o caso de escolas particulares, sempre vão ter esse problema. Um método muito válido é dar um desconto baseado em pontualidade. E se houver atraso, realmente não estender o benefício do desconto, porque dessa maneira o responsável vai acostumar com a prática do atraso. Dependendo da quantidade de alunos que você tem, e o percentual de inadimplência, pode até ser vantajoso contratar uma assessoria de cobrança, E é muito importante que isso conste em seu contrato de serviços educacionais, mencionando que após X dias haverá, além de juros/multas, um acréscimo referente honorários de cobrança. Isso impacta diretamente na atenção do responsável em efetuar os pagamentos em ordem, e consequentemente em manter também a sua operação em ordem. Outra questão seria a renegociação de contratos antigos. Sabe aquele cliente que ficou te devendo e sumiu? Não deixe cair no esquecimento. Sua prestação de serviços tem valor, e não é justo trabalhar de graça.

Segundo ponto: Custas com tarifas bancárias.

Normalmente as cobranças de serviços recorrentes são feitas por boletos bancários. Hoje em dia há uma grande variedade de bancos digitais, que isentam totalmente as tarifas para emissão de boletos, transferências, saques, enfim. Supondo que você emita 50 boletos mensais a 8,00 cada em um banco comum, e mais 5 teds por mês a R$ 10,00 cada, você gasta R$ 450/mês ou R$ 5400/ano em tarifas bancárias, sendo que em um banco digital isso é totalmente gratuíto. Mesmo que você queira manter sua operação no banco tradicional, fazendo algumas transações no banco digital já vai te render uma grande economia.

Existem também outros sistemas de gestão, próprios para negócios recorrentes, e com tarifas mais baratas do que bancos tradicionais. Um exemplo é o Asaas. Conheça por este link: https://www.asaas.com/r/fb/6SSPGTDZ

Terceiro: Trabalhe na retenção dos seus clientes.

Conquistar um novo cliente, é de 5 a 7 vezes mais caro do que manter seu cliente atual. E por isso, é muito importante avaliar a necessidade particular de cada um, dar atenção, feedback, manter uma relação de pessoalidade muitas vezes. Isso tudo é de graça e você recupera o valor fidelizando seu cliente. Devemos lembrar que pessoas se relacionam com pessoas, e isso é muito mais aplicado a esse tipo de negócio do que em qualquer outro. Deixando seu cliente satisfeito, vai fazer com que eles sejam seu marketing também, porque aí ele vai te indicar pra outras pessoas.

Quarto: Marketing e publicidade.

Pode parecer que é um gasto, mas marketing tem que ser considerado um investimento, porque ele tem que ter um retorno. Mas mesmo que você não tenha caixa para investir, tem muitas estratégias de marketing e publicidade que você mesmo pode fazer: alimentar suas redes sociais, divulgar em grupos de whatsapp, telegram, youtube, enfim.

Quinto: Investir em tecnologias.

Muitas vezes, tecnologias/aplicativos substituem um trabalho manual, e podem tornar sua operação mais eficiente, rápida, seu cliente mais satisfeito, e mesmo que adaptar isso possa também parecer um gasto, tem um resultado futuro e é uma economia que todo mundo sai ganhando. Afinal, as empresas que não se adaptam a tecnologia tendem a se tornar obsoletas e perder clientes.

Sexto: Planejamento Tributário

Sonegar impostos não é uma opção. Hoje em dia existem diversas maneiras do Fisco identificar sonegadores (o próprio PIX, Dimof que é uma declaração de informações sobre movimentação financeira, que o banco informa para a Receita Federal, temos também a Decred que é a declaração de operações com cartão de crédito, que as operadoras de cartão também informam, e a própria movimentação bancária), a sua folha de pagamento, que é informada todo mês também. A receita federal já sabe de praticamente tudo, e uma autuação pode ser tão alta que pode fazer até com que você tenha que fechar as portas. Então, o seu contador é o seu maior aliado nesse sentido.

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